必要書類の管理では、「届いた」ことと「内容を確認できた」ことを分けると、次に必要な作業が見えやすくなります。依頼先、担当者、目標日、現在の状態、原本や添付の保存先を、書類ごとにそろえて記録しましょう。

書類が動く4つの場面

この表は機関内で使う管理例です。手続きによって必要な工程は変わるため、自機関の確認手順に合わせて状態を追加してください。「提出」と「受理・確認済み」も、実務に応じて分けて扱えます。

回収漏れを見つけるチェックリスト

• 本人・企業・事業所・対象手続きを、書類と照合できるか。
• 誰が用意する資料か、依頼先が決まっているか。
• 期限未設定の書類を、別に確認できるか。
• 届いた資料の保存場所を、他の担当者もたどれるか。
• 不備の理由と再依頼日を、資料の最新版に結び付けているか。
• 確認完了後に、古い資料を誤って出力・提出しない運用になっているか。

豆知識：「受領済み」でも催促が必要なことがある

資料は届いていても、対象期間が違う、添付が不足している、署名などの確認が残っている場合があります。催促するときは、未受領なのか、不備による再依頼なのかを区別すると、相手にも必要な対応を伝えやすくなります。

担当者が不在でも引き継げる記録にする

「連絡済み」だけでは、誰に何を伝えたかが分かりません。「受入企業の担当者に、不足している資料名と回収目標日をメールで案内。次回確認は○日」のように、連絡先・内容・次回確認を記録すると、重複連絡を避けやすくなります。共有する情報は業務に必要な範囲に絞り、保存先の閲覧権限も確認します。

GSSでの確認につなげる

GSSでは、書類ごとの状態と期限、関連する人材・企業を確認できます。期限ガイドの件数から対象画面を開き、現在の状態を見て対応します。期限が登録されていない作業は通知だけでは把握できないため、未設定の書類を点検する手順も残しておきましょう。

書類を受け取ったら、すぐに完了へ変えてよいですか？
まずは受領として記録し、内容の確認を経て次の状態へ進める方法が使えます。機関内の完了条件をそろえてください。

関連ページ：GSSの機能と導入に向けたご案内／登録支援機関の期限管理｜在留期限と社内の提出目標日を分ける

編集：GSS｜更新日：2026年10月19日